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医療事務・外来受付

〜目次〜
初診受付
再来受付

外来受付はよりよい医療サービスを提供するための基本的な業務。受付応対が迅速で適切であれば、院内での患者さんの流れもスムーズとなり医師等の診療行為もはかどるため、患者サービスの質全般が向上する好結果を生みます。受付で入力されるデータはカルテやレセプトに直接的に反映するので診療行為にも、病院経営にも影響するものなのです。

(1)初診受付

第一に、患者さんの緊張をほぐす気持ちの良い応対が求められます。そして患者さんを長時間待たせることのないよう配慮しなければなりません。

まず初診の場合は「診療申込書」に必要事項(氏名・生年月日・性別・住所等)を記入してもらいます。「どの診療科を受診すればよいのか…?」という患者さんに対応するため、病院の入り口に看護師など専門の案内係を配置して受診相談を行うケース或いは病院内で一定のルールを設けて受付係が受診科を判断する場合などがありますが、後者の場合不明点は各診療科に連絡をとる必要が出てきます。

次に診療申込書とあわせて、保険証を提示してもらいます。保険証はその人が「療養の給付」を受けられることを証明する重要物。この二点を使いカルテを作成することになります。
「保険証を忘れた」或いは「緊急時」により事務手続きを後回しにせざるを得ない場合などに際して、一般的に以下の方策があります。

イ)勤務先等に連絡をとり資格のあることを確認して、後日保険証を提出してもらう。
ロ)当日の診療は全額自己負担として、後日保険証を提出してもらった際に保険請求分を返金する。
ハ)当日の診療は全額自己負担でお願いし、後日保険証を提出した日から保険扱いとする。

受付係は、患者さんが提示した保険証の種類や内容によって迅速かつ適正な対応が求められ、様々な種類の保険証をしっかり確認する必要があります。

新患者登録は受付で提出してもらった診療申込書と保険証を見ながら行うことになります。初診受付の重要業務であるカルテ・診察券作成は、昨今ではコンピュータ処理が主流であり、医療事務用のコンピュータ端末から新患者登録を行うようになっています。初診の患者さんの患者登録番号、氏名、生年月日、性別、住所、保険情報を入力しこれら基本情報が患者データベースに登録されます。保険情報などに誤入力があると、最終的にレセプトにも影響してしまうということを肝に命じて正確な情報入力が求められます。データは無論、カルテ作成の情報源として使用されることになります。

カルテは同じ患者さんであっても、外来用と入院用を分けて作成するのが一般的。カルテは、患者さんの傷病名や既往症、主要症状、経過、処方などに関しては医師が記入しなければならないものであり、医師にとって患者さんの健康管理を行うために不可欠でありますが、医事課にとっても病院経営を支えるレセプト業務に資する重要なものです。昨今の診察券はコンピュータシステムを利用する関係上、プラスチック製のものがほとんどで、磁気ストライプをつけ患者さんの基本情報を記録するようにできています。

診療行為は最終的に点数化して料金化されますが、正しい料金が算定できるよう、診療行為を全て伝票類に反映させておきます(代表的なものは外来指示票、または外来基本カード、外来基本箋というもの)。外来指示票は、外来診療で日常的に行われる検査や注射、処置等の行為をそれぞれの点数がわかる形式で一覧にしたものです。会計カードは、診察が終わると医師によって診療内容が記入された状態で患者さんに手渡されます。会計カードとは、カルテの控えのようなもので診療報酬の算定、要はレセプト作成業務を効率化するために考案されました。患者さんは会計カードを会計窓口まで持参して提出し、これに応じて医療費の算定が行われる段取りです。

新患者登録によって作成されたカルテ・診察券・外来指示票等は一つにまとめ、各診療科へ搬送しますが、受付からカルテ管理を含め全自動のコンピュータシステムを採用しているところでは、エアシューターなど機械による搬送ということもあります。或いはメッセンジャーという搬送専門スタッフが常駐している場合もありますが通常は、医療事務が行うことが多いです(初診の患者さんに関して、本人に診療科まで持参してもらうこともよくあります)。一通りの手続きが終わったら、患者さんに保険証を返却し、目的の診療科への行き方を案内、受診科の前で待機するよう伝達します。
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(2)再来受付

保険証は本来、受診のたびに確認する必要があるのですが、それを行っていたら日常業務が煩雑になるため月が変わった最初の受診日に再来受付で確認作業を行っています。確認項目はイ)姓(婚姻関係による)、ロ)住所・電話番号。ハ)記号・番号および保険者、ニ)保険資格の有効期間、ホ)本人・家族の変更(就職・退職など)などで変更があった場合は情報の更新が必要です。

再来受付の方法は、その病院の外来用カルテの管理方法によって変わってきます。病院の規模や方針によって異なりますが、一般に外来用カルテの管理方法は以下の2点。

イ)全ての診療科のカルテを医事課で一括管理する「中央管理」

この場合、再来受付は1ヵ所しかなく各科の受付箱は全てここに設置されます。患者さんには目的の診療科の受付箱に診察券を入れた後、受診科の前で診察などの待機をしてもらいます。その間、受付係は診察券が投入された順番に配慮しながらカルテ出しなど準備をし、各科へ書類を搬送します。

ロ)各診療科で管理する「各科分散管理」

この場合は各科窓口に診察券の受付箱が設置されています。診察券を提出した患者さんはそのまま待合室などで診察の順番や処方箋の発行を待つことになりますが、その間、受付係は診察券が投入された順番に配慮しながらカルテ出しなどの準備を行います。(患者さんは受付箱の診察・投薬・検査などの表示から目的にあったものを選び診察券を投入します)
 
最近は再来自動受付機を利用してコンピュータ処理による再来受付を行う病院も増加しています。これに関していえば中央管理或いは各科分散管理に問われることなくカルテ管理が行えます。患者さんは、診察券を受付機に投入し、続いてタッチスクリーンに表示された診療科目の中から、目的の科を選択、音声や画面の案内に従い操作します。これを受けて診察券と受診票が受付機から排出され、操作完了後そのデータがホストコンピュータに送信、自動的に外来基本伝票が発行される仕組みになっています。それからカルテ出しなどの準備が行われるというわけです。

カルテ管理は医療事務の手による管理が一般的です。(最近、カルテの保管に不可欠な移動式や電動式のファイリングキャビネット、棚に加え自動保管庫というシステムも出てきてはいますが…)膨大な量のカルテをうまく整理し正確かつ迅速に出し入れしなければならないので、病院の規模によっていくつか方法が分かれます。各科一連番号や全科一連番号を設定して、番号の前に西暦の下2桁をつけて「06−1234」と整理する或いは、患者さんの氏名による整理方法は「50音順」、姓名を一定の法則に従い「123・12方式」等の方法があります。

カルテは診療以外にも、レセプトの照会や医師が診断書等書類作成時に持ち出されることが多く、不戻りとなって診療の妨げになることも少なくありません。これを防ぐためカルテの貸出簿を作成したりアリバイガイド(カルテホルダーより若干大きめの板にカルテ番号・患者名・貸出先等を記入する)を挿入する方法もとられています。
カルテはその内容に応じた保存期間が決められているので、1年単位で保管しておけば法定保存期間の判断がしやすくなるという利点があり、また慢性疾患で長期通院している患者さんの場合には、古い部分の病歴を要約した記録を作成して更新する作業が必要です。

診療の終了した患者さんには会計カード等のホルダーを会計窓口に提出してもらい、提出があった順番に患者負担金の算定を行います。外来会計では患者さんが加入している保険制度に従い、加入者分の負担額を計算し、患者負担金として精算、現金で徴収し処方箋があれば一緒に手渡します。
外来患者の多い大病院では5〜10人程度分まとめて精算を行うのも通例です。

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