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医療秘書とその他

〜目次〜
医療秘書
その他


医療秘書

秘書業務にも様々な形態があり、「医療秘書」と「病棟クラーク」は分けて考える必要があります。医療秘書でも院長秘書はじめ担当部署ごとに職務内容は様々ですが、共通しているのは医療事務知識が不可欠な業務であるということでしょう。以下に各ポジションの業務を見ていきます。

(1)院長秘書

業務内容…イ)来客応対 ロ)院長室の環境整備 ハ)スケジュール管理 ニ)郵便物の整理 ホ)電話応対 ヘ)日報管理 ト)新聞整理 チ)文書作成・整理 リ)出張手配 など院長秘書は一般の秘書に非常に近い業務をこなします。

(2) 医局秘書

業務内容…イ)医局の整理 ロ)お茶の接待 ハ)スケジュール管理 ニ)資料準備 ホ)文書の発送 ヘ)他の病院への連絡 ト)電話応対 チ)車の手配 リ)医局会議の準備・片付け など。様々な診療科目の医師が事務的作業を行ったり休憩する控え室が医局。スムーズに多くの医師の業務が進められるようサポートするのが医局秘書です。

(3) 看護部長秘書

業務内容…イ)看護部長室の清掃 ロ)看護部一覧表(看護師の勤務予定表)作成 ハ)会議の準備 ニ)会議録作成 ホ)物品(薬品類、カテーテルなど)管理 ヘ)スケジューリング ト)電話応対 など看護部長の指示を受け業務遂行し、看護士の事務的業務をサポートします。

(4) 病棟クラーク

業務内容…
イ)薬品管理 
ロ)カルテ管理 
ハ)レントゲンフィルム管理
二)入院台帳・患者カード整理 
ホ)各種伝票整理 
ヘ)電話応対 など庶務的業務を各病棟のナースステーションで担当します。

医師や総部長などに気持ちよくかつ効率的に働いてもらうためスケジュール管理は秘書業務の中でもとりわけ重要です。例えば診察や手術、回診のスケジュールはローテーションに誤りがないように二重チェックを行うなどして入念な確認を要します。また学会をはじめ医師らが出席する会合・研究会などは、出欠の返事を受け持ち最優先しなければならない行事、会合を先に押さえておく必要があります。場所、所要時間や必要書類等を正確に把握、スケジュール表に記入し出張の場合は、切符や宿泊の手配も行うことになります。空き時間には医師に事務処理を行ってもらうためのデスクワークの時間確保も必要。

患者さんやその家族との面会予約を入れる場合は、医師たちの予定と相手の要望の調整を行い、特に手術後にアポを入れぬよう注意して予定の重複がないよう配慮しなければならないでしょう。スケジュール表は、イ)年間スケジュール表、ロ)月刊予定表、ハ)月間行事予定表、ニ)週間業務割当表、ホ)手術予定表、ヘ)医師の個人診察時間表、ト)診察予定表などからなり、用途に応じて様々な種類があります。

最近では特に総合病院などで、独立した医療秘書課を設置するか総務課や庶務課に秘書的役割を果たす人材を配置するようになってきました。
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その他の業務

(1) オペレーション業務

全ての診療行為が点数化されて請求する性質上、医師は全ての診療行為を伝票に記載する必要があります。外来指示票は従来、診察時に紙の伝票へ医師が記入していました。それを受け医療事務はこれら伝票(カルテ)を基に点数を算定し会計処理を行ってきた歴史があります。現在は計算ミスが大幅に減る「レセプトコンピュータ」で電算処理されるようになり、医療事務は診療行為等を入力すれば自動的に算定できる仕組みとなっています。しかし大病院などではレセコンへのデータ入力が担当部署に集中するので「オーダーエントリーシステム」という医師や看護士が診察現場で逐一医療行為を入力するシステムも構築されているものの、今だ紙ベースでの伝票形式も多いのでオペレーション業務は医療事務の一業務といえます。

(2) 統計業務

外来・入院患者数の動向やその内容、病床稼働率などの統計、分析を行い病院経営に役立てたり、行政機関に提出するなど各種統計が必要不可欠です。患者統計は病院の患者動向を1日単位で見るもので、イ)1日平均患者数、ロ)新患率、ハ)平均通院回数、ニ)病床利用率、ホ)平均在院日数、ヘ)病床回転数などを毎日更新して、供覧用の資料として提出します。

収益費用統計は医業収入全体を100としたときに費用がどれほどの割合でかかっているかを見るもの。医業収支比率・医業利益率・収支比率などの数値で経営状態を判断する重要な資料となります。収益統計は病院における外来・入院各収入等を、医療費の診療行為別や負担者別に分類、患者1日1人当たりの平均診療額などを算出して、経営上の資料にします。

医療機関は毎月5日までに管轄の保健所長に「病院報告」を提出しなければなりません。報告用紙は4枚複写になっており、厚生労働省、都道府県、保健所などで保存されます。病院報告には外来患者・入院患者に関する報告を記入する患者票と、その医療機関に従事している職員数を職種ごとに報告する従事者票があります。
統計学やデータ分析能力はもとよりコンピュータのデータベースに関する高度な知識を習得して、診療情報の精度向上に資する「診療情報管理士」はカルテなどの情報を加工・分析・編集して提供する能力を具有します。統計の作成自体は、コンピュータで簡単にできる性質のものですが、これら資料をもとに的確に数値の意味を引き出すには診療情報管理士のようなスペシャリストの存在は重要です。

(3) 未収金対策

医業収入の大部分を占める保険診療収入は、保険者と患者さんから支払われるもの。しかし患者さんの一部負担金は様々な理由から未収となるケースがままあります。そのため未収金リストを作成し、督促を行う必要が出てきます。方法としては 

イ)電話による督促、
ロ)文書による督促、
ハ)訪問による督促、
ニ)少額訴訟など法的措置による督促があり、

場合によっては保険者に対して処分の請求を行うことも考えられます。徴収できなかった未収金の時効は通常3年であり”不良債権”をこの期間内で徴収しなければなりません。

(4) ほか庶務的業務

・医事課に来る保険者などからの文書整理・それの回答
・物品管理
・交通事故被害者の診察に際して、保険会社との交渉 などetc…。

柔軟にあらゆる事務的事象と向き合い、対応していく姿勢が医療事務員には求められるのです。

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